より短い時間で、より多くの作業を実行: 自動化されたアクションなど、時間の節約につながる新・強化機能

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より短い時間で、より多くの作業を実行: 自動化されたアクションなど、時間の節約につながる新・強化機能

反復的なタスクに時間をかけすぎていて、ビジネスにおける問題解決や革新といった重要課題に取り組めないという悩みを抱えていませんか? 更新、ステータス レポート、承認の管理は意外と時間がかかるもので、これらがあちこちに散在している場合はなおさら効率が悪いだけでなく、エラーやミスも起こりやすくなります。 作業を進めるのに更新や承認が必要でも、このようなリクエストがメールの受信箱に埋もれてしまうこともあるでしょう。

そこで Smartsheet では、3 つの大幅な強化・改善を行いました!まず「自動化されたアクション」機能により、定期的に発生するタスクを自動化すれば、価値の高い作業に集中することが可能になるはずです。また、アプリ内 (デスクトップ版とモバイル版) に「通知センター」が追加されたため、アラートや更新リクエストを含むすべての通知を 1 か所で確認できるようになりました。さらに最新版のモバイル アプリでいつでもどこでも作業を推し進めることにより、チームや関係者との共同作業をさらに効率化できます。 

自動化されたアクションで、作業プロセスを合理化

コードや数式を記述しなくてもシンプルな自動化ルールを簡単に作成して、作業プロセスの合理化と生産性の向上を実現することができます。 自動化された承認リクエストや更新リクエストで、時間を節約しながらエラーを削減し、進捗を加速化させましょう。

自動化されたアクション リクエストは、誰でも簡単に作成できるルールに基づいて送信され、 指定の条件に基づいて更新をリクエストしたり、特定の変更がシートに対して行われた場合に承認をリクエストしたりすることが可能です。

リマインダー、通知、および手動による更新リクエストは、これまでどおり全プランのお客様がご利用可能です。自動化された承認リクエストや更新リクエストを設定するには、ビジネス プランまたはエンタープライズ プランのライセンス ユーザーである必要があります。 

通知センターで、重要な通知を受信して直ちに対応

重要メールでも他のメールに埋もれてしまい、見過ごされる可能性があります。 そこで、メールだけに頼らずに済む方法として、通知センターを Smartsheet のアプリ内に導入しました。 通知センターでは、シート変更、リマインダー、更新リクエスト、共有の招待など、すべての通知を確認できます。 また、通知センター以外に電子メールやモバイル プッシュで通知を受信するように設定することも可能です。 

最新版のモバイル アプリで、いつでもどこでも作業

Smartsheet の強力な機能をデスクトップだけでなく iOS や Android デバイスでも活用できるように、Smartsheet モバイル アプリが完全に再デザインされ、さらに使いやすくなりました。  ホーム画面が新しくなってナビゲーションが合理化され、[ホーム] タブ、[最近] タブ、[お気に入り] タブ、[検索] タブが組み込まれたため、必要な情報へこれまで以上にすばやく移動できます。 また、更新リクエストや承認リクエストを含むすべての Smartsheet 通知はモバイル通知センターを通じて受信し、直ちに対応することが可能です。

さらに、Sight ダッシュボード ビューをモバイル用に最適化しました。 デバイスのサイズや希望の表示設定に応じてレイアウト (モバイルまたはデスクトップ) を切り替えて、いつでもどこでも重要なプロジェクト情報にアクセスしましょう。

プロセスを継続的に推進

これらの新・強化機能はそれぞれ単独で使用しても効果的ですが、組み合わせて使用すれば、いつでもどこでも更新や承認を簡単に管理し、時間節約とエラー削減を実現しながら、進捗を加速することができるように設計されています。  

Smartsheet では早期導入者プログラム (EAP: Early Adopter Program) を設けており、参加組織ではこれらの機能を既に活用してビジネスを前進させています。 たとえば、グローバル不動産サービス分野のリーディング カンパニーとして、世界 68 か国に拠点を置き、15,000 人以上の社員を抱える Colliers International (コリアーズ・インターナショナル) は、Smartsheet の EAP に参加している組織の 1 つです。 米国ウィスコンシン州にある支社の Colliers International | Wisconsin でアソシエイト バイス プレジデントを務める Kristin Komassa 氏は、テナント リースに関する修正案の承認をチームで追跡するために、自動化された承認リクエストを最近使用し始めました。

チーム メンバーが修正案に変更を加え、更新した文書を Smartsheet のシートに添付すると、承認リクエストがマネージャーに自動的に送信されるように設定しました。 これでマネージャーは、通知センターからリクエストを受信すると、直ちに修正案を確認して承認/却下できるようになったため、承認プロセスが高速化され、チームの進捗がスピードアップしたとのことです。

「自動化されたアクションにより、作業プロセスにおけるステップが少なくなって時間の節約につながりました。“時は金なり”ですからね。」と語る Komassa 氏。 「承認を得るためにメールを送る必要がなくなっただけでなく、作業の進捗状況もすべてシートで把握できるので、チームでプロセスを追跡することが可能になりました。」

自動化された承認リクエストや更新リクエストの活用方法は、他にもたくさんあります。 ぜひ Smartsheet の自動化されたアクションで作業を迅速化し、組織のアジリティを向上させてください。 Smartsheet で承認リクエストを設定する方法については、こちらのヘルプ記事をご覧ください。