「シート間の数式」機能で Smartsheet がさらにパワフルに

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「シート間の数式」機能で Smartsheet がさらにパワフルに

仕事が複雑化し、さまざまなソースからデータをキャプチャするようになってくると、複数のシートにわたって作業するのが普通のことになります。しかし、特に大きなデータ セットが関与している場合には、シートをまたいだデータの接続は厄介なことがあります。そこで朗報です。多くのお客様からいただいたご要望にお応えして、VLOOKUP 関数などを含む「シート間の数式」機能が Smartsheet に追加されました!

シート間の数式を使用すると、Smartsheet で作業しているプロジェクトにわたるデータをすばやく簡単に接続できるようになるため、データを操作する方法が根本的に変わります。

同じデータを複数のシートに何度も入力したり、複数の大きなシートで検索してセルのコピー/貼り付けやセル リンクの作成を手動で行ったりしなくても、列の最初のセルで数式を 1 回作成したら、あとは残りのセルに対してその数式をドラッグしてコピーするだけです。

また、列に行が追加されても、Smartsheet に以前から装備されている「数式のオートフィル」機能により、セルには数式が自動的に入力されます。これは、フォームを使用している場合には特に便利で、列に行が挿入されてデータが新しく取り込まれても、数式では自動的に処理されるため、シートを頻繁に監視する必要がなくなります。

シート間の数式とは?

シート間の数式を作成すると、別のシートのデータを参照して計算を実行したり特定のセルの情報を検索したりすることが可能になります。

Smartsheet で別のシートを参照する方法については、次のビデオをご覧ください。

ルックアップ (参照) 式には、VLOOKUP、INDEX、MATCH といった関数がよく含まれます。VLOOKUP 関数は、ほかのシートから対応するデータを取得するために使用されます。たとえば、VLOOKUP 関数を使用すると、顧客 ID を使用してアカウントの取引先責任者の名前を検索し、その情報をシートに取り入れることが可能です。INDEX 関数と MATCH 関数は、一緒に使用することで、シートにわたって情報をより柔軟に検索する方法が提供されます。

Smartsheet にこれまであった LOOKUP 関数は VLOOKUP 関数で置き換えられますが、LOOKUP 関数を使用して作成されている既存の数式は今後も機能しますので、ご心配は無用です。

接続されたデータのパワー

シート間の数式を使用してデータを接続すると、複数のシートにわたってデータをより効率的に整理できるようになります。VLOOKUP 関数や、INDEX 関数と MATCH 関数の組み合わせにより、シートを参照テーブルとして使用し、必要に応じて関連情報を別のシートに取り込めば、時間が節約されるのはもちろん、データのコピー/貼り付けやインポート/エクスポートによって生じるエラーの回避策にもなります。

次のビデオでは、例として IT マネージャーが IT チケットを担当者に割り当ててステータスを追跡するために、VLOOKUP 関数と COUNTIFS 関数を使用してシート間の数式を作成する方法を紹介しています。ぜひご覧ください。

また、データを集計してレポートや Sight ダッシュボードに表示するために、シート間の数式を使用することもできます。たとえば、特定の四半期の商談をカウントし、各セールス地区の売上見込みをすべて加算したものを、レポートまたはダッシュボードに表示させたい場合は、SUMIF 関数や COUNTIF 関数を使用してシート間の数式を作成すると、1 つまたは複数のシートのデータをすばやくロールアップして計算することが可能です。

シート間の数式でビジネスの遂行を加速

組織においてより良い意思決定をすばやく実行するためには、適切なときに適切な情報にアクセスできる必要があります。

シート間の数式では、Smartsheet の「アラートとアクション」機能もサポートされます。シート間の数式を入力したシートは、参照先のデータが含まれるシートでの変更に基づいて常に最新の状態に更新されるため、この更新に基づいて変更通知、更新リクエスト、承認リクエストが送信されるように設定すればよいのです。

シート間の数式により、データの接続をすばやく簡単に実行できるようになるため、必要な情報にフォーカスして作業を推し進め、複数のシートにまたがって保存されているデータに基づいてプロセス ステップを自動化し、作業の遂行速度をアップさせることが可能です。シート間の数式の使用方法に関する詳細は、こちらのヘルプ記事をご覧ください。